Email et contacts

Où

Configure ‹employé› → Email & contacts, et Advanced → Contacts pour le carnet d'adresses des appels.

Ce que ça fait

L'employé possède sa propre adresse, opérationnelle une fois le domaine du workspace configuré, dans Settings → Email. Cet écran décide qui peut l'utiliser, dans chaque sens.

Incoming Emails : une liste d'autorisation, et elle compte

Les utilisateurs qui peuvent envoyer des e-mails à cet employé.

Un employé ignore les messages de quiconque ne figure pas sur cette liste. C'est une mesure de sécurité, pas une préférence : une adresse publiée qui accepte tout est une porte ouverte, au spam, à l'hameçonnage, et à quiconque aurait envie de donner des instructions à votre employé. L'employé lit ce qui arrive et agit en conséquence : celui qui peut lui écrire peut donc, dans une certaine mesure, le diriger.

Rien ne fonctionne tant que l'expéditeur n'est pas ajouté. Un client, un fournisseur, un collègue extérieur au workspace : son adresse va ici, sinon son message est écarté en silence. C'est la première chose à vérifier quand quelqu'un dit « je lui ai écrit et je n'ai rien reçu ».

Le compteur indique le remplissage de la liste, 2/25 ci-dessus.

Outgoing Emails

Les adresses e-mail auxquelles cet employé peut écrire.

L'autre sens, même principe : l'employé écrit aux adresses de cette liste, jusqu'à 50. Un destinataire qui ne lui a jamais été donné ne peut pas être contacté de sa propre initiative.

Sous la liste, Receiver removals today: 0/10 : le nombre de destinataires que vous pouvez retirer en une journée est plafonné, pour qu'une erreur ou un compte compromis ne puisse pas couper discrètement tout le carnet d'adresses d'un employé.

Allow All

L'interrupteur en haut, et l'écran est explicite : cet employé peut recevoir de n'importe qui et écrire à n'importe qui, les deux listes ci-dessous sont contournées. La seule limite est le débit d'envoi défini par l'administrateur dans le dashboard.

Utilisez-le pour les employés de support, ceux dont l'adresse est publiée et qui doivent par définition répondre à des inconnus. Pour tous les autres, les deux listes sont le réglage le plus sûr.

Contacts est un autre écran

Configure ‹employé› → Advanced → Contacts est le carnet d'adresses des appels vocaux, pas des e-mails. Voir Contacts.

Par défaut

Les deux listes démarrent vides, ce qui signifie qu'un nouvel employé ne reçoit de personne et n'écrit à personne à l'extérieur. C'est délibéré.

Le courrier sortant est également plafonné à 25 par jour et par employé, réglé dans Admin Settings. Les réponses aux messages reçus ne sont jamais décomptées.

Ce qui coince

Un message écarté faute d'entrée dans la liste d'autorisation ne laisse aucune trace côté employé : il ne l'a jamais vu. Si quelqu'un signale qu'un employé l'ignore, vérifiez cet écran avant de soupçonner l'employé.