Les employés en réunion
Appeler un employé par son prénom, le laisser présenter à l'écran, lui confier du travail et choisir un animateur.
Où
Invitez des employés à la création de la réunion, ou ajoutez-les depuis la salle. Chacun a sa propre vignette, avec sa photo.
Appeler un employé
En réunion, les employés restent silencieux par défaut. Il y a trois façons de parler à l'un d'eux :
| Façon | Comment ça marche |
|---|---|
| Dire son prénom | N'importe qui dit « Emma, … » et Emma répond à voix haute, avec sa propre voix. Elle n'écoute la phrase que depuis le micro de cette personne, ignore tout ce qui ne contient pas son prénom, et a besoin de l'entendre à nouveau après chaque réponse. Si deux personnes l'appellent en même temps, elle leur répond à tour de rôle et affiche qui est le suivant sur sa vignette. |
| Parler | Le bouton de sa vignette fait la même chose en un clic, pratique dans une salle bruyante. |
| Conversation | Pour un échange plus long : l'employé entend tout ce que vous, ou les personnes choisies, dites sans son prénom, jusqu'à ce que vous cliquiez sur Finir la conversation. |
L'employé connaît tout ce qui a été dit et écrit dans la réunion jusque-là. Les questions rapides obtiennent une réponse en quelques secondes, à partir de ce qui a été dit et de ce qu'il sait.
Des employés qui se parlent
Quand vous appelez un employé par son prénom, il entend les autres employés de la réunion autant que les personnes. Si Emma dit « Courtney, quelle est la capitale de l'Italie ? », Courtney répond à Emma comme elle vous répondrait. Commencez par plusieurs prénoms, « Emma et Gordon, comment allez-vous ? », et les deux répondent. Un prénom au milieu d'une phrase n'est qu'une mention : personne ne prend la parole par erreur.
Ils parlent chacun leur tour : un seul employé parle à la fois, le suivant attend que le premier ait fini. Ils poursuivent l'échange tant qu'il y a quelque chose d'utile à dire et s'arrêtent quand il tourne aux politesses. Sans personne qui parle, ils s'arrêtent au bout de huit échanges au plus.
Silence, dans l'en-tête, arrête tous les employés d'un coup. Ils ne se reparlent pas tant que quelqu'un dans la salle n'a pas pris la parole.
Les fichiers du chat de la réunion
Les messages, images et documents postés dans le chat de la réunion parviennent à vos employés. Déposez un PDF, un document Word, une présentation ou un tableur et posez votre question à voix haute : l'employé l'a lu. Postez une photo et il peut décrire ce qu'elle montre.
Ce qu'affiche sa vignette
La vignette dit toujours ce que fait l'employé : Écoute Joseph, Réfléchit…, Parle, ou 1 tâche en cours.
Lui confier du travail
Demandez-lui d'envoyer l'email de suivi ou d'ajouter une carte au kanban : il s'en charge depuis sa session de chat, avec toutes ses compétences, puis annonce à voix haute quand c'est fait. Quand il accepte une tâche, il la fait tout de suite.
Seul le propriétaire ou un admin peut confier du travail à un employé ou l'interroger sur sa mémoire. Tout le monde peut lui parler ; un invité ne peut pas le faire agir à votre place.
Présenter à l'écran
Demandez à voix haute, « montre-nous les ventes de septembre à l'écran » : l'employé construit le graphique et le présente à tout le monde, comme un partage d'écran. Les participants passent dans une bande à côté, au-dessus sur téléphone, et l'employé commente ce qu'il montre. Le vrai travail, lire un fichier ou calculer des chiffres, s'exécute dans sa session de chat et le résultat s'affiche à l'écran tout seul quand il est prêt.
La présentation indique Présenté par Emma. Arrêter la présentation y met fin. Quand un employé montre sa propre photo ou ses fichiers, les invités les voient aussi.
L'animateur
Dans l'onglet Ordre du jour, choisissez l'un de vos employés comme Animateur et ajoutez des sujets avec leur durée prévue. L'animateur attend que l'ordre du jour démarre, avec Démarrer l'ordre du jour ou quand vous le lui demandez à voix haute. Ensuite, il accueille tout le monde, ouvre chaque sujet dans l'ordre, signale quand un sujet déborde et, cinq minutes avant la fin, revient sur les sujets que personne n'a encore abordés. Un sujet peut être marqué comme abordé à la main.
Par défaut
Les employés se taisent tant qu'on ne les appelle pas, et n'écoutent jamais en continu d'eux-mêmes : après chaque réponse, ils ont besoin de leur prénom.
Ce qui coince
- Dans une salle où plusieurs personnes parlent en même temps, préférez Parler ou Conversation : un prénom perdu dans le bruit n'est pas entendu.
- Un invité qui demande à un employé d'envoyer un email obtient une réponse, pas une action. Demandez-le vous-même, ou faites-en une action.
Suite : Après la réunion.